Добрый день.
Кто-нибудь пользуется excel файлом для автоматического создания направлений на предварительный медосмотр?
На основе изменяемого списка данных о работнике, сохранением на отдельные листы (книги), или в отдельные pdf файлы.
Поделитесь, пожалуйста.
Ответы (7)
Реутова Юлия
Команда SpecHelp
Команда SpecHelp11 июл. 2023 г.· #2
Я использую другую методику, может она и вам пригодиться
Есть шаблон направления на медосмотр и есть таблица в эксель с данными по работникам (я вообще всю нужную инфу систематизирую в табличку). Путем слияния двух файлов у меня получается файл на N количество листов (количество листов = количеству работников).
Алгоритм слияния
В шаблоне необходимого документа в формает word во вкладке Рассылки нажимаем на стрелочку на кнопке Начать слияние
выбераем "Пошаговый мастер слияния" и справа появиться боковое меню "Слияние"
Оставляете выбранным "Письма", в самом низу (под Этап 1 из 6) нажимаете стрелочку "Далее", на втором этапе выбор остается на пункте "Текущий документ" и опять нажимаете "Далее"
на третьем этапе выбираете документ excel из которого будете брать данные нажимая на Обзор (выбор получателя - использование списка)
у вас выпадет окошко выбора документа, находите нужный вам файл нажимаете Открыть. Если у вас файл с несколькими листами, выпадет выбор листа, выбираете нужный, открывается список этого листа (в нем вы галочками можете убрать того кто не нужен) нажимаете ОК 
Далее в тексте шаблона ставите курсор в нужную строчку, нажимаете во вкладке Рассылка "Вставить поле слияния" и из выпадающего списка выбераете нужное вам (название поля - это названия колонок в таблице), так проделываете со всеми местами в шаблоне куда надо инфу вставить.
когда сделали нажимаете на панели Слияние Далее, потом опять Далее, на 5 этапе у вас вместо названия колонок появятся конкретные данные по одному работнику, опять нажимаете далее.
На 6 этапе нажимаете Изменить часть писем, в вылетевшем окошке указываете Все и нажимаете ОК.
И вуаля у вас столько направлений сколько нужно в одном файле (причем этот файл образуется новым файлом с именем Письма, а тот где вы все манипуляции делали останется), осталось только распечатать.
Если вдруг у вас неккоректно отобразиться дата рождения, то закрываем получившийся файл Письма не сохраняя, а в исходном файле возвращаемся на 4 этап (стрелочкой Назад под этапами) и в настроенном поле где даты
1) Alt+F9 (для отображения полей слияния)
2) Перед концом поля } вставить @ "dd.MM.yyyy"
3) Alt+F9 (для скрытия полей слияния)
У меня не так много работников, чтобы автоматизировать этот процесс)
Я пользуюсь программой, но попробовала. Спасибо, Анастасия, очень полезно и не сложно.
Блин , у меня даже Windows не стоит на компе. OpenOffice пользуюсь. печалька.
А мы сейчас в какой группе общаемся, специалистов по охране труда или пользователей microsoft office?!