Коллеги, здравствуйте. Ранее в 2023 году были окончены журналы по выдаче направлений на медосмотр. Прошло как положено 3 года. Как данные журналы можно выводить из оборота?
Ответы (4)
Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Напр., журнал закончен в ноябре 2023 г. Срок хранения пошел с 1 января 2024. 3 года истекут 31 декабря 2026 г.
Издается приказ о создании экспертной комиссии (обычно не менее 3 человек. Комиссия проверяет документы и подтверждает, что срок их хранения истек и они больше не нужны для работы.
В акте указываются:
- Название документа.
- Крайние даты (даты начала и окончания ведения).
- Количество листов/томов.
- Ссылка на статью закона (Приказ Росархива № 236).
После подписания акта журналы можно уничтожить через или передать специализированной организации на утилизацию как отходы бумаги.
В номенклатуре дел делается отметка об уничтожении со ссылкой на номер и дату акта.
КАК ПОЛОЖЕНО: 1) Поинтересуйтесь у кадровиков (или в Вашем делопроизводстве) есть ли приказ о создании экспертной комиссии (минимум 3 человека). 2) Комиссия проверяет документы и подтверждает, что срок их хранения истёк и они больше не нужны для работы. 3) Составляется Акт, в котором указывается: название документа; даты начала и окончания ведения; количество листов; основание для уничтожения (например, приказ Фед. архивного агентства от 28 декабря 2021г. № 142). После подписания Акта журнал можно уничтожить. 4) Если этот Журнал проведен в в Вашем делопроизводстве по Номенклатуре дел, то сделать отметку об уничтожении со ссылкой на номер и дату акта. КАК ДЕЛАЕТСЯ: Клепаете Акт, предварительно уточнив членов комиссии, или сами приказ оформляете об экспертной комиссии. Подписываете у членов комиссии, предупреждаете девушек из Делопроизводства, они ставят отметку об уничтожении, а Вы Журнал уничтожаете, каким захотите порядком.
