Компания одна, объекты в разных городах. Очень много вещей переведены на электронный документооборот. Чтобы вести контроль из головного офиса можно ли карточки СИЗ (выдачу и сдачу) подписывать через электронный документоооборот?
Ответы (1)
Здравствуйте.
Способы учета выдачи СИЗ
Квалифицированная электронно-цифровая подпись (ЭЦП) работника и работодателя – самый корректный с точки зрения электронного документооборота, но и самый затратный способ. Требует наличия ЭЦП у обоих сторон. В этом случае распечатки и заверения документа не требуется – достаточно предоставить личную карточку и все привязанные к ней сертификаты ЭЦП. Из-за своей дороговизны и отсутствия квалифицированных ЭЦП у работников, этот способ практически не используется. Простая электронно-цифровая подпись работника и квалифицированная ЭЦП работодателя. Под простой электронной подписью в данном случае понимается введение работником определённой комбинации известных только ему значений (например, табельного номера и пароля). Этот способ часто используется в вендинговых автоматах для выдачи СИЗ. В случае использования неквалифицированной ЭЦП все личные карточки при предоставлении в контролирующие органы будут требовать распечатки, заверения и полного соответствия данным документов бухгалтерского учёта, которые в таком случае требуется также приложить, причём данные нужно будет предоставить и по выдаче, и по возврату всех отражённых в личной карточке СИЗ. Этот способ используется крупными организациями с большим объёмом документооборота. Распечатка формы электронной личной карточки с заранее внесёнными общими сведениями из базы данных, после чего осуществляется внесение дополнительных данных ручкой и проставление живых подписей. Не является электронным документооборотом, а является простой заменой типографской печати личных карточек. Этот способ используется в основном, небольшими предприятиями, у которых небольшой документооборот.